SAPで経営情報を一元管理！中小企業だからこそひとつのシステムに集約すべし
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はじめに
中小企業にとって、ビジネスを成功させるためには、経営情報の一元化が不可欠です。
SAPはそのような企業が経営情報の一元化を実施するためのツールとして有効なオプションの1つです。
この記事では、SAPを活用して中小企業が経営情報の一元化を実現するために必要なことを詳しく解説します。
1.SAPで経営情報の一元管理ができる
SAPは高機能な基幹システムであり、幅広い業務に対応しています。
大手企業でも多く採用されるほどの機能を有していて、中小企業であればSAPを導入するだけでほぼ全ての業務がカバーできるといっても過言ではありません。
特殊な業務についてもSAPに少しカスタマイズを加えれば対応できるぐらいです。
そのような幅広い業務に対応できるため、中小企業ではSAPを導入し、ここにデータを集約することで経営情報の一元管理ができます。
現に、SAPは中小企業向けの製品である「SAP Business One」などを提供していて、これによって一元管理が可能です。
「SAPは大企業が利用するもの」と思われがちですが、今では中小企業でも経営情報の一元化に役立つシステムとなっています。
2.SAPで経営情報を一元化する方法
SAPを利用して経営情報の一元管理を実現するならば、以下の方法で進めてみましょう。
2-1.システム要件の確認
SAPを使用するためにはシステム要件を満たす必要があります。
推奨される要件を確認し、必要なハードウェアおよびソフトウェアを用意してください。
例えば、サーバーやネットワーク機器、オペレーティングシステム、データベース管理システムなどです。
適切なリソースが確保できていることを確認して、経営情報の一元管理を進めましょう。
なお、現在はSAP社がクラウドサービスで各種製品を提供しています。
これらの製品を利用すると、自前でシステム要件を確認したり手配したりする手間が省けます。
中小企業で導入コストを抑えたいならば、クラウドサービスを軸に検討することをおすすめします。
2-2.SAPモジュールの選択
SAPは多くのモジュールを提供しており、各モジュールが特定の業務領域をカバーしています。
企業のニーズに応じて、適切なモジュールを選択しなければなりません。
例えば、販売や在庫管理にはSDモジュール、財務管理にはFIモジュール、人事管理にはHRモジュール、生産管理にはPPモジュールが適しています。
適切なモジュールを選択することで、一元化する情報をSAPに集約できます。
なお、SAPモジュールについてもクラウドサービスを利用すれば基本的なものを提供してもらえます。
自分でモジュールを検証して導入するかどうか判断することは手間がかかる作業であるため、オールインワンのサービスを利用する方法も良いでしょう。
2-3.SAPの導入および設定
自前でSAPを用意するならば、選択したモジュールを導入し、企業の業務プロセスに合わせて設定が必要です。
例えば、業務プロセスのモデリング、ワークフローの設定、アクセス権限の設定などが含まれます。
ただ、これらを自力で設定することは難しいため必要に応じて、SAPの導入および設定に関する専門知識を持つコンサルタントやパートナー企業と協力しましょう。
これらについてもSAPのクラウドサービスを利用すると、基本的な部分はサービスとして提供してもらえます。
ある程度の要件定義は必要となりますが、導入の難易度について心配する必要はありません。
2-4.データのインポートと統合
企業内の既存のデータをSAPにインポートして一元化できるように準備を進めましょう。
データの正確性を確保するために、データクレンジングやデータマイグレーションの作業は事前に済ませておくことが重要です。
データクレンジングでは、重複データの削除や不正確なデータの修正などを実施します。
また、データマイグレーションは、既存のシステムからSAPへデータを移行する際に、データの構造を変換して互換性を確保する作業です。
データの品質が向上することで、一元化された経営情報の信頼性も高まります。
なお、事前にどのようなデータを用意できるかによってデータのインポートに必要な手間は大きく変化するでしょう。
SAPの導入が決まったならば、早い段階でインポートに向けた準備を進めることが重要です。
2-5.利用者へのトレーニングとサポート
SAPで効率よくデータ管理するためには、利用者へのトレーニングが不可欠です。
SAPの機能を理解し、日常業務で使用できるようにサポートしなければなりません。
適切に使いこなせないと、データを一元化するという目的を達成できなくなります。
トレーニングの方法はいくつも考えられますが、マテリアルを作成して細かく説明する方法が理想的です。
SAPには独自の考え方や使い方があります。
これらを自力で習得することは難しいため、情報を適切に入力してもらえるようなトレーニングやサポートを実施しましょう。
3.SAPで経営情報を一元化するメリット
続いてはSAPで経営情報を一元化することで、どのようなメリットを生み出すのかについて解説します。
3-1.情報検索が容易になる
SAPで情報を集約すると情報の検索が容易になります。
中小企業でも情報が点在しているケースは多く見られますが、SAPで一元化するとそのような問題を解決できるでしょう。
まず、SAPは企業のさまざまな業務データを1つのデータベースに格納し、統一された形式で管理できます。
これにより、情報の正確性が担保され、必要な情報を必要な形式で見つけやすくなるのです。
管理されている場所と形式が明確になることで、検索が容易になります。
また、SAPは検索機能や分析機能を備えたユーザーインターフェースを最初から提供しています。
このような機能が存在しているという点でも、情報検索が容易になるでしょう。
他にも、クラウドサービスやモバイルアプリケーションなどを利用できるため、いつでもどこでも情報にアクセス可能です。
この機能を活用することで、場所を問わず検索できるというメリットも生み出します。
3-2.業務効率が向上する
情報を一元化することで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。
これにより、情報検索にかかる時間や手間が削減され業務効率の向上が期待できます。
また、SAPを導入することで、部門ごとに異なるシステムを使わずに業務運営が可能です。
これにより、部門間の連携やコミュニケーションが円滑になります。
SAPには各種コラボレーション機能もあるため、これらを活用することで効率の良い連携を実現できます。
これも業務効率を向上させる要素だと考えましょう。
部門だけではなく、全社的に経営資源の最適化や意思決定の迅速化を実現できるのです。
3-3.意思決定のスピードを高められる
経営情報が一元化されることで、企業の意思決定者はリアルタイムで正確な情報にアクセスできるようになります。
これにより、迅速かつ効果的な意思決定が可能になり、企業の競争力が向上するはずです。
逆に情報が一元化されていないと、意思決定に必要な情報をその都度、収集しなければなりません。
時には収集するだけで長い時間を要してしまい、分析するとなるとさらに時間を要してしまいます。
これでは意思決定のスピードが遅くなり、他社に遅れを取りかねません。
しかし、一元化できれば情報の収集や分析までを短時間で完了させられます。
意思決定者が情報を評価する時間だけ確保できれば良く、スムーズに意思決定まで終わらせられるのです。
3-4.顧客満足度の向上
経営情報の一元化を通じて、顧客情報や取引履歴などの情報が容易に参照できるようになります。
これにより、顧客対応が向上し、顧客満足度を向上させることが可能です。
情報の一元化は社内だけではなく社外にも影響を与えます。
特にSAP社はCRMに関する製品も提供している状況です。
同じSAP社が提供する製品に集約することで、情報の一元化から顧客への接触やその結果の管理までを効率よく実現できます。
4.SAPで経営情報を一元化したい際の注意点
SAPで経営情報を一元化する際の注意点は、以下のようなものがあります。
4-1.導入へのハードルが高い
一般的にSAPの導入は専門的な知識が必要かつ複雑な作業が必要であるため、導入のハードルが高いとされています。
比較的、大規模企業向けのERPシステムであるため、さまざまな機能や設定が必要になるからです。
また、SAPの導入には多額のコストがかかることがあります。
例えば、SAP製品のライセンス費用やカスタマイズに伴うコンサルティング費用、システムインフラストラクチャーの構築に伴うハードウェアやソフトウェアの購入費用などです。
重厚なシステムを構築しようとするとどうしても導入のハードルが高まってしまいます。
とはいえ、繰り返しですが現在はクラウドサービスでSAPが利用できる状況です。
しかも、最初から中小企業を想定したサービスが存在しています。
これらを採用すると上記で述べたようなハードルは簡単に乗り越えられるため、「自前でSAPを導入しようとしない限りは大丈夫だ」と認識しておいて良いでしょう。
4-2.SAPへの理解が重要
SAPは一般的なシステムよりも複雑であり、SAPの理解がないと完全には使いこなせないと考えられています。
その点で、中小企業がすぐにSAPを使いこなすことは難しく、少しずつ理解することが重要だと考えましょう。
同様の製品はいくつもありますが、SAPはモジュールが多く対応できる業務範囲も多様です。
加えて、それぞれのモジュールが多機能であり、「システム設定」「マスターデータの管理」「トランザクションの実行」「レポーティング」などいくつも対応できる業務があります。
それだけ、多くのことを理解しなければなりません。
ただし、クラウドのSAPの中でも「SAP Business One」などを利用すれば、必要な機能が厳選されています。
そのため、理解しなければならない内容は最小限に抑えられるでしょう。
4-3.メリットだけでなくデメリットも考慮
データの一元化は、情報共有や分析などに有効な手法であるため、中小企業でもSAPを導入する価値は十分にあります。
ただ、データのセキュリティやバックアップなど注意すべき事項もあるため、これを理解することが重要です。
無計画に集約するとあとからトラブルが起きる可能性があります。
また、一元管理では柔軟性や個別性が失われる可能性についても考慮すべきです。
一元化を目指したことによって、それぞれの部門で業務がスムーズに進まなくなることがあるでしょう。
そのため、一元管理するべき経営資源や範囲を適切に選択し、バランスを取ることが大切です。
5.SAPによる経営情報の一元化で実現するビジネス変革
近年はクラウドサービスが主流になっていることで、SAPもクラウドサービスとして利用できるようになりました。
今まではオンプレミスで重厚な環境を構築するものでしたが、中小企業でも導入しやすい環境が整っています。
そのため、思い切ってSAPを導入して経営情報を一元化、そしてデータに基づくビジネス変革を目指すと良いでしょう。
特にクラウドサービスを活用することで「SAPの導入はコスト的にも難易度的にも難しい」という問題を一気に解決できます。
今やSAPは中小企業でも利用できるものなのです。
情報の一元化により業務効率化や経営判断のスピードアップが期待できるため、ぜひ一度、検討してみてください。
