SAPで業務を自動化！？働き方改革に向けた業務例を解説
—————————————-
【コラム監修者 プロフィール】
クラウドコンサルティング代表取締役 岸仲篤史
新卒でSAPジャパン株式会社に入社。
SAPジャパン在籍中にCOコンサルとして従事したことで、会計コンサルの面白さに目覚め、
大和証券SMBC株式会社 投資銀行部門、新日本有限責任監査法人、アビームコンサルティングにて、
一貫して約10年間、会計金融畑のプロフェッショナルファームにてキャリアを積む。
その後、2017年クラウドコンサルティング株式会社を設立し、SAPフリーランス向けSAP free lanceJobsを運営し、コラムの監修を手掛ける。
https://www.facebook.com/atsushi.kishinaka#
X
—————————————-
INDEX LINK
はじめに
近年は働き方改革が重視され、業務の効率化が求められています。
大企業だけではなく、中小企業も働き方改革する必要があり、改正された法律が適用される期限も迫ってきました。
このような状況において、重要となるのは業務の自動化です。
可能な限り業務をデジタル化し、加えて自動化することによって、働き方を大きく改善できます。
今回は、中小企業が自動化により働き方改革を実現するため、SAPを用いた業務自動化について解説します。
1.働き方改革を支援するSAPの自動化
SAP S/4HANA Cloud ERPなどのソリューションを導入することで、大量のデータを一元管理できるなど業務の効率化が図れます。
現在はSAP Business Oneなど中小企業向けのソリューションも提供されていることで、中小企業でもSAPを利用しやすくなりました。
ただ、導入するだけではなく、自動化することでSAPはさらに効率よく利用できます。
具体的に、SAPを自動化する方法は以下の2つです。
1-1.SAP Build Process Automationの活用
SAP Build Process Automationは、ワークフロー管理、RPA機能、意思決定管理、プロセスの可視化、組み込み AI機能をまとめて利用できるソリューションです。
これらの中で「ワークフロー管理」が一般的に考えられる業務の自動化に該当するとイメージすれば良いでしょう。
中小企業においても、適切にワークフローを作成したり管理したりすることで、業務の効率化と働き方改革を実現できます。
直感的に操作できるようになっていて、今までビジネスを自動化したことがない人でも簡単に自動化できるでしょう。
ソリューション自体の難易度が高いと、自動化の難易度も高まってしまいますが、SAP Build Process Automationではそのような自体に陥りません。
また、初めての担当者でも簡単に理解できるように、いくつものデモンストレーションが用意されています。
中小企業では業務が多く、このようなデモンストレーションを活用する時間がないかもしれませんが、少し時間を確保するだけで自動化を活用できるようになるはずです。
1-2.RPAツールの導入
SAP Build Process AutomationのようにSAP社が提供するソリューションではなく、他社が作成したRPAツールを導入する選択肢もあります。
例えば「UiPath」や「WinActor」といった製品が日本では有名です。
これらとSAPを組み合わせると、簡単にSAPの操作を自動化できます。
しかも、RPAツールならば、SAP以外のソフトウェアについても自動化が可能です。
例えば、採用にSAP以外のクラウドサービスを利用しているならば、そのようなサービスの操作も自動化できます。
汎用性が高いという観点では、RPAで業務を自動化し効率化を目指すことも良いでしょう。
ただ、SAPの自動化にだけ特化すると、RPAツールよりもSAP Build Process Automationを採用したほうが利便性の高いケースが多いです。
そのため、総合的な働き方改革かSAPにフォーカスした働き方改革かで、採用するツールを検討することをおすすめします。
2.中小企業がSAPの導入で効率化・自動化できる業務例
具体的に、中小企業がSAPの導入でどのような業務を効率化できるのか紹介します。
2-1.予実管理
SAPのデータを収集したり分析したりすることで、スムーズな予実管理を実現できます。
中小企業では、Excelを活用した予実管理の事例が見られますが、SAPを利用することで大きく業務の改善が可能です。
まず、SAPには業務に必要なデータの多くが集約されています。
そのため、SAPのデータを利用するだけで、必要なデータが一通り揃うはずです。
予実管理のために、Excelへとデータを転記する必要はなく、自動的に連携されたデータを活用できます。
また、分析作業についても事前に設定しておくことで、SAPが自動的に処理してくれるのです。
結果、経理部門が情報を収集したり分析したりする業務から開放されるでしょう。
予実管理という重要な業務を、正確かつ効率的にSAPならば自動化できます。
2-2.調達・購買・在庫管理
企業活動に必要なデータが集約されているため、調達や勾配、在庫管理までを自動化できます。
中小企業の担当者は、状況を踏まえてこれらの作業を手動でおこなうことが多いでしょう。
しかし、SAPを活用すれば、手動での作業は最小限になり、働き方改革を実現できます。
例えば、事前に必要な数量や見通しを入力しておくことで、在庫が不足すると調達や購買が可能です。
最終的に発注するかどうかは担当者の確認が必要ですが、その手前までは自動的に処理できます。
人間が対応する手間が省けるだけでなく、調達や購買が追いついていないことによる、在庫の不足も回避できるのです。
また、財務情報も参照するようにすれば、財務状況を踏まえて調達するかなども判断できます。
事前にルールを定める必要はありますが、それさえ確立されていれば、調達や在庫管理までもSAPで自動化が可能です。
2-3.クロスセル・アップセル
クライアントの情報をSAP内で共有することにより、クロスセル・アップセルを実現しやすくなります。
中小企業においても、単価の向上は課題となりやすいため、これらを実現しやすいことはメリットでしょう。
例えば、過去に申し込みのあったクライアントを自動的にリストアップして、新製品を宣伝する候補とできます。
Excelなどで管理していると、手動でリストを作成する必要がありますが、SAPならば過去のデータから簡単に生成が可能です。
自動的にデータを生成し営業部門へ連携するような仕組みがあれば、効率よく営業できます。
また、SAPを利用しておくことで、クライアントからの申し込みなどにも速やかに対応が可能です。
見積もりの依頼や発注があった場合でも、それを自動的に受け付けられるようにしておけば、営業部門の負荷は最小限に抑えられます。
2-4.請求書・納品書の取り込み
業種によっては、請求書や納品書を大量に受け取ることがあるでしょう。
中小企業で書類が多い場合、関係する部署の負荷が高まりかねません。
書類の処理だけで1日が終わり、残業が発生することも考えられます。
しかし、SAPとOCRを活用すれば、このような業務の大半は自動化が可能です。
例えば、請求書に記載されている内容をOCRで読み取り、SAPに登録できます。
また、登録された内容を踏まえて、必要な担当者や上長にメールを飛ばすことも可能です。
自動化することで、入力する作業ではなく確認や承認する作業からの対応でよくなります。
納品書についても同様であり、事前に定められたフォーマットに沿ってOCRで情報の読み取りや後続処理が可能です。
情報の転記という単純な作業は、自動化することによって、働き方改革に大きく貢献してくれるでしょう。
3.SAPの導入だけではなく自動化が業務を変える
中小企業でもSAPを導入することで、業務プロセスの標準化やデータの集約が可能です。
今まで、Excelなどで情報を処理していたならば、SAPを導入するだけで大きく状況が変わると考えられます。
これでも十分な価値がありますが、加えて中小企業は自動化を意識しておきましょう。
少ないリソースで業務を回すためには、コンピュータにできることと人間がやるべきことを分離する作業が大切です。
SAPは標準のソリューションで自動化できるため、これを積極的に採用することが求められます。
特に、多くの中小企業は一般的なプロセスで日々の業務が遂行されているはずです。
自動化しやすいケースが多く、短期間で効果を感じられるでしょう。
まとめ
中小企業でも、SAPを活用することで業務を自動化できることを解説しました。
大企業が導入することで、業務改善に役立つイメージがあるかもしれませんが、中小企業でも大きな効果を発揮します。
特に、現在は標準で自動化に役立つ機能が用意されているため、導入するだけで効果を感じられるはずです。
今回、SAPで自動化できる業務を紹介しましたが、実際には他の業務も自動化できます。
SAP Build Process Automationでワークフローを作成すれば、複雑なプロセスでも効率化できるのです。
SAPを導入するならば、業務プロセスの標準化に加えて、自動化にも着手してみましょう。
